Excel-bestand aanleveren

Heeft u GLI-gegevens bijgehouden in het Excel-bestand van het RIVM? Dan kunt u ervoor kiezen om dit bestand op te sturen naar MRDM. MRDM zet de gegevens in het GLI-register. Hieronder leest u wat u stap voor stap moet doen en aan welke voorwaarden uw Excel-bestand moet voldoen.

Lever uw Excel-bestand aan vóór 31 augustus 2021. Start daarom op tijd met vragen van toestemming aan deelnemers.

Let op! Na uw aanmelding heeft u toegang tot het GLI-register. Wij adviseren echter om pas gegevens van nieuwe deelnemers in te voeren in het GLI-register wanneer uw Excel-bestand succesvol is overgenomen. Daarmee voorkomt u dat deelnemers dubbel in het GLI-register staan. Kiest u er toch voor om deelnemers in het GLI-register? Zorg dan dat u alleen nieuwe deelnemers invoert die niet voorkomen in uw Excel-bestand. Dubbele gegevens wijzigt u zelf in het GLI-register.

Stap voor stap

Hieronder ziet u welke stappen u zult doorlopen uw Excel-bestand veilig aan te leveren bij MRDM. Onder het figuur staat in detail beschreven wat de stappen zijn.

  • Stap 1: Vraag toestemming van de GLI-deelnemers

    Gegevens over deelnemers mogen alleen opgenomen worden in het GLI-register als zij daar expliciete toestemming voor hebben gegeven. Daarom moet u toestemming vragen aan alle deelnemers. Dit geldt ook voor alle deelnemers die in uw Excel-bestand vermeld staan. Dit geldt ook voor deelnemers eerder gestart zijn en zelfs als ze de GLI al hebben afgerond. Meer informatie vindt u hier.

    Op het toestemmingsformulier wordt op 5 niveaus toestemming gevraagd. U mag de gegevens van de deelnemer opsturen als de deelnemer toestemming geeft voor de opslag van zijn gegevens in het GLI-register. Dit is vraag 1 op het toestemmingsformulier.

    Kruist de deelnemer nee aan bij vraag 1? Dan mag u deze gegevens niet naar MRDM sturen. U moet de gegevens van deze deelnemer eerst verwijderen uit het Excel-bestand.

    Kruist de deelnemer ja aan bij vraag 1 en nee bij één of meer van de andere vragen (vraag 2 t/m 5)? Dan mag u het Excel-bestand wel verzenden naar MRDM.

    Staan de gegevens in het register nadat u het bestand heeft verzonden naar MRDM? Dan moet u nog wel handmatig invoeren waar uw cliënten op het toestemmingsformulier wel en geen toestemming voor geven.

    Datum laatste aanpassing 2 maart 2021

  • Stap 2: Voldoet het Excel-bestand aan de voorwaarden?

    U kunt alleen een Excel-bestand opsturen naar MRDM dat gelijk is aan het bestand dat u heeft ontvangen van RIVM. Ander soort bestanden kunt u niet aanleveren.

    In het Excel-bestand staan alleen deelnemers die u zelf heeft behandeld. Heeft u samen met uw collega’s 1 Excel-bestand bijgehouden? Dan vragen wij de deelnemers over meerdere Excel-bestanden te verdelen, zodat elke GLI-behandelaar een eigen Excel-bestand upload in het GLI-register.

    Controleer uw bestand op de volgende punten en pas eventueel aan:

    1. Gebruik de antwoordopties zoals voorgedrukt in het Excel-bestand van RIVM. Afwijkende invoer kan niet verwerkt worden.
    2. Breng geen wijzigingen aan in de naamgeving van de tabbladen. De tabbladen met groepen heten Groep 1, Groep 2, etc. Het tabblad met gegevens van de GLI-behandelaar heet Aanbieder informatie.
    3. Zorg dat de (geboorte)data in het gewenste formaat zijn genoteerd (dd-mm-jjjj)
    4. Voer de deelnemers in op opeenvolgende regels. Laat geen witregels ertussen.
    5. Heeft u uw AGB-code vermeld in het tabblad van de GLI-aanbieder?
    6. Verwijder extra gegevens die u in het Excel-bestand heeft toegevoegd. Alleen gegevens die in het originele Excel-bestand zijn gevraagd, mag u opsturen naar MRDM. Anders zorgt u voor een datalek.

    Datum laatste aanpassing 16 februari 2021

  • Stap 3: Excel-bestand opsturen naar MRDM

    Hieronder staat stap voor stap beschreven wat u moet doen om up Excelbestand op te sturen naar RIVM. Gebruik altijd ons veilige upload-systeem (DataConnect) om uw Excel-bestand op te sturen.

    1. Geef op het aanmeldformulier aan dat u een Excel-bestand wilt opsturen naar MRDM.
    2. Nadat uw aanmelding is afgerond heeft u toegang tot het upload-systeem
    3. Ga het upload-systeem van DataConnect.
    4. Log in met uw account. Dit is hetzelfde account dat u ook gebruikt voor het GLI-register en/of self-service portaal.
    5. Klik op Nieuwe data aanlevering

    5. Selecteer het volgende (klinische registratie / GLI / 2020) en klik op bestand uploaden

    6. Selecteer het Excel-bestand dat u wilt uploaden en klik op Data aanleveren. U kunt maar 1 Excel-bestand uploaden.

    7. Uw Excel-bestand is verzonden naar MRDM wanneer een groen vinkje vermeld staat bij status

    8. U kunt het Upload-systeem (DataConnect) nu afsluiten. U ontvangt bericht van MRDM zodra de informatie uit het Excel-bestand in het GLI-register staat.

    Datum laatste aanpassing 16 februari 2021

  • Stap 4: Controleer en vul gegevens aan in GLI-register

    U ontvangt bericht van MRDM wanneer de gegevens uit het Excel-bestand succesvol of niet succesvol zijn opgenomen in het GLI-register

    Overname gegevens niet succesvol

    U ontvangt een email waarin staat dat het niet is gelukt om de gegevens over te nemen in het GLI-register. Er zijn dan onjuistheden geregistreerd in het Excel-bestand. We vragen u om uw Excel-bestand te controleren op de voorwaarden en eventuele fouten. U kunt daarna het Excel-bestand nogmaals, volgens stap 3, opsturen.

    Succesvolle overname gegevens

    U ontvangt een email waarin staat dat het is gelukt om de gegevens over te nemen in het GLI-register.

    Doorloop de volgende stappen om de gegevens te controleren en aan te vullen:

    1. Ga naar het GLI-register.
    2. Vul ontbrekende gegevens aan:
      1. Toestemming deelnemers (informed consent) – Gegevens Deelnemer
      2. Verwijsreden 1 (BMI lager of hoger dan 30) – Gegevens Deelnemer
      3. Postcode waarop de groepslessen plaatsvinden – Gegevens Groep
      4. Zijn er andere disciplines betrokken bij de groep – Gegevens Groep
    3. Controleer tenslotte of alle gegevens, die in het GLI-register staan, juist zijn overgenomen. U kunt gegevens zelf wijzigingen in het register

    Let op! Controleer of deelnemers dubbel in het register staan. Het kan zijn dat u per ongeluk een deelnemer al handmatig in het GLI-register had ingevoerd, die ook in het Excel-bestand stond.

    Datum laatste aanpassing 16 februari 2021

Veelgestelde vragen

  • Wat is het Excel-bestand van RIVM?

    Voordat het GLI-register beschikbaar was, bent u door het RIVM gevraagd gegevens van de GLI bij te houden in een Excel bestand. Dit Excel-bestand van RIVM is in 2019 verzonden aan GLI-behandelaren. In dit bestand heeft u gegevens van de GLI-deelnemers en groepen kunnen vastleggen die gestart zijn vóór het GLI-register beschikbaar was.

    Voorbeeld van het Excel-bestand aangeleverd door RIVM

    Datum laatste aanpassing 1 december 2020

  • Met wie mag ik het Excel-bestand delen?

    U mag het Excel-bestand alleen delen met MRDM omdat u een overeenkomst tekent met MRDM. In deze overeenkomsten is vastgelegd dat MRDM de gegevens van de GLI mag verwerken. U mag het Excel-bestand pas opsturen als u de overeenkomsten heeft getekend. MRDM neemt contact met u op hoe u dit bestand op een veilige manier kan verzenden naar MRDM.

    Let op, u mag het Excel-bestand niet met andere partijen delen, ook niet met RIVM.

    Datum laatste aanpassing 1 december 2020

  • Kan ik een excel uploaden wanneer ik gegevens ga aanleveren via mijn EPD?

    U kunt niet het Excel-bestand opsturen naar MRDM als u gegevens gaat aanleveren via het elektronisch patiëntendossier (EPD).

    De meeste gegevens staan al in het EPD en worden rechtstreeks doorgestuurd naar MRDM. Tijdens het aanmeldproces krijgt u bericht of u in aanmerking komt voor de EPD-pilot.U gaat meedoen aan de pilot om gegevens aan te leveren via het elektronisch patiëntendossier (EPD). De meeste gegevens staan al in het EPD en worden rechtstreeks doorgestuurd naar MRDM. Tijdens het aanmeldproces krijgt u bericht of u in aanmerking komt voor de EPD-pilot.

    Datum laatste aanpassing 18 januari 2021

  • Mijn bestand komt niet overeen met het Excel-bestand van RIVM

    U heeft gegevens bijgehouden in een ander Excel-bestand, dan het bestand dat u van het RIVM heeft ontvangen. Bijvoorbeeld een bestand dat u zelf heeft gemaakt. In dit geval moet u de gegevens handmatig in het register invoeren.

    Het wordt nog onderzocht of ook Excel-bestanden, uitgegeven door een interventie-eigenaar, overgenomen kunnen worden in het GLI-register.

    Datum laatste aanpassing 16 februari 2021

  • Invoeren van nieuwe deelnemers in het online GLI-register

    U kunt al beginnen met het invoeren van nieuwe deelnemers in het GLI-register wanneer u wacht op bericht van MRDM. Belangrijk is dat u alleen deelnemers invoert die niet in het Excel-bestand staan. Anders staan deze deelnemers straks dubbel in het GLI-register.

    Datum laatste aanpassing 1 december 2020

Datum laatste aanpassing 24 februari 2021

Uw downloads
Stuur bericht Sluit formulier
Stuur ons een bericht

Heeft u een vraag? Laat dan een bericht achter. Wij antwoorden altijd persoonlijk en snel.